Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy rozliczaniu delegacji i jak ich unikać?

Dla ustalenia uprawnień pracowniczych z tytułu podróży służbowej istotne jest ustalenie miejsca stałego świadczenia pracy. Podróż służbowa polega bowiem na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy –
art. 77(5) ustawy Kodeks pracy. 

Miejsce stałego świadczenia pracy może być inne niż siedziba pracodawcy lub może obejmować siedzibę pracodawcy i pewien obszar. Wówczas podróżą służbową będzie wykonywanie zadania poza tym obszarem. Wskazane w umowie o pracę miejsce pracy musi odpowiadać miejscu czy obszarowi, w którym w normalnym, zwyczajnym trybie praca będzie wykonywana. Błędem byłoby wskazanie siedziby pracodawcy, podczas gdy w rzeczywistości praca wykonywana jest w innym miejscu.

Niepoprawnie wskazane miejsce wykonywania pracy w treści umowy o pracę może doprowadzić do poważnych konsekwencji po stronie pracodawcy jeśli nie rozlicza się on z pracownikiem z tytułu odbywanych podróży służbowych.

Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu narusza przepisy o czasie pracy – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Jakie jeszcze błędy w rozliczaniu podróży służbowych zdarzają się w praktyce?

1. Niekompletna dokumentacja

Błąd: Błędne naliczanie diety (np. niewłaściwe uwzględnienie posiłków zapewnionych przez pracodawcę, brak proporcjonalnego zmniejszenia diety za częściowe dni delegacji).

Jak unikać:

• Ustal z pracownikami listę wymaganych dokumentów przed wyjazdem.
• Wdrożenie aplikacji lub narzędzi do skanowania i przechowywania dowodów wydatków w czasie rzeczywistym.

2. Nieprawidłowe ustalenie diety

Błąd: Błędne naliczanie diety (np. niewłaściwe uwzględnienie posiłków zapewnionych przez pracodawcę, brak proporcjonalnego zmniejszenia diety za częściowe dni delegacji).

Jak unikać:

• Korzystanie z aktualnych stawek diet (krajowych i zagranicznych) oraz przepisów o ich zmniejszaniu.
• Automatyzacja naliczania diet w programach księgowych.

Czy wiesz, że HRnest wspiera proces rozliczania delegacji służbowych, oferując:

•  automatyczne obliczanie diet oraz innych kosztów związanych z podróżą oraz
• raporty i zestawienia kosztów delegacji na potrzeby księgowości?

Warto sprawdzić jak to działa podczas bezpłatnego okresu testowego.

3. Nieprawidłowy czas trwania delegacji

Błąd: Niewłaściwe określenie godzin rozpoczęcia i zakończenia delegacji, co prowadzi do błędów w naliczaniu diet.

Jak unikać:

• Jasno określić zasady zgłaszania godziny wyjazdu i powrotu.
• Wprowadzenie obowiązku wypełniania raportu z dokładnymi godzinami podróży.

4. Nadmiarowe lub nieuzasadnione wydatki

Błąd: Pracownik zgłasza wydatki niezwiązane z celem delegacji lub przekraczające ustalone limity.

Jak unikać:

• Przygotowanie wytycznych dotyczących limitów i akceptowalnych kategorii wydatków.
• Weryfikacja rachunków pod kątem zasadności i zgodności z celem wyjazdu.

Czy wiesz też, że HRnest wspiera proces rozliczania delegacji służbowych, oferując również:

• wystawianie poleceń wyjazdów służbowych.
•  przechowywanie dokumentacji i rachunków związanych z delegacjami?

Koniecznie przetestuj podczas bezpłatnego okresu testowego!

5. Brak uwzględnienia ryczałtów za nocleg i transport

Błąd: Niewypłacenie ryczałtu za nocleg lub transport w sytuacji, gdy pracownik nie przedstawił rachunków, ale miał prawo do takiego ryczałtu.

Jak unikać:

• Sprawdzenie przepisów dotyczących ryczałtów w danym kraju.
• Wprowadzenie formularzy, w których pracownik może zadeklarować brak rachunków.

6. Błędy w rozliczaniu VAT

Błąd: Niewłaściwe ujęcie podatku VAT z wydatków poniesionych za granicą lub w kraju.

Jak unikać:

• Konsultacja z działem księgowości w kwestii zwrotu VAT za granicą.
• Wdrożenie systemów automatycznego rozliczania podatku VAT.

7. Nieprawidłowe zaliczki

Błąd: Wypłata zaliczki w niewłaściwej wysokości lub brak rozliczenia zaliczki po zakończeniu delegacji.

Jak unikać:

• Wprowadzenie procedury obliczania i wypłacania zaliczek (np. na podstawie planowanego czasu trwania delegacji i stawek).
• Przypomnienia dla pracowników o konieczności rozliczenia zaliczki w określonym czasie.

8. Brak aktualizacji procedur wewnętrznych

Błąd: Stosowanie przestarzałych regulaminów, które nie uwzględniają zmian prawnych lub nowych praktyk.

Jak unikać:

• Regularne aktualizowanie wewnętrznych przepisów i szkolenie pracowników w zakresie nowych wymogów.

9. Brak zgłoszenia delegacji do ZUS (w przypadku wyjazdów zagranicznych)

Błąd: Nieprawidłowe zgłoszenie delegacji do ZUS w przypadku delegowania do pracy w innym kraju.

Jak unikać:

• Konsultacja z działem kadr w zakresie przepisów międzynarodowych i obowiązku składania dokumentów A1.

10. Nieuzasadnione odstępstwa od zasad

Błąd: Akceptowanie wydatków lub diet niezgodnych z regulacjami firmy (np. „uznaniowe” zwiększenie diety przez przełożonego).

Jak unikać:

• Transparentne zasady rozliczania delegacji.
• Ograniczenie możliwości wprowadzania odstępstw bez formalnej zgody.

HRnest

Stosowanie jasnych zasad, regularne szkolenia pracowników oraz wdrożenie systemów wspomagających rozliczanie delegacji znacząco zmniejszy ryzyko popełniania powyższych błędów.

Przetestuj za darmo rozwiązanie, które oferuje HRnest, aby przekonać się, w jaki sposób się przyjemnością a nie przykrym obowiązkiem. sprawdzi się w Twojej organizacji.
Zarejestruj się poprzez partnerski link, a otrzymasz 3-miesięczny okres testowy za darmo: link partnerski