Wzór – wewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa dla sygnalisty

W dniu 25 września 2024 r. wejdzie w życie ustawa o ochronie sygnalistów. Ustawa została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. Wejdzie w życie (w przeważającej części) po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, tj. 25 września 2024 r. Wielu pracodawców będzie miało obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych i zapewnienia ochrony sygnalistom zgłaszającym naruszenia.

Celem ustawy z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928), jest co do zasady określenie możliwości zgłaszania naruszeń prawa i zasad ochrony sygnalistów.

Jakie podmioty będą zobowiązane do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Procedurę zgłoszeń wewnętrznych będzie miał obowiązek wdrożyć podmiot prawny, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Do liczby tych 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Obowiązkowo, bez względu na liczbę zatrudnianych osób, procedurę zgłoszeń wewnętrznych będą musiały wdrożyć podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.

Konieczne konsultacje procedury i ogłoszenie

Pracodawca wprowadzając procedurę zgłoszeń wewnętrznych ma ją obowiązek skonsultować z:

1. zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
2. przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Konsultacje mogą trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Po przyjęciu procedura musi zostać podana do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Procedura wejdzie w życie po upływie 7 dni od dnia jej ogłoszenia w ww. sposób.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych – co powinna określać

• Kto jest upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych – może to być wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny,
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej,
• kto będzie podejmował działania następcze, czyli weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej – powinna to być bezstronna wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, przy czym funkcję tę może pełnić podmiot lub osoba przyjmujące zgłoszenia, jeżeli zapewniają bezstronność,
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu),
• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych,
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, termin ten nie może przekraczać 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia sygnaliście o przyjęciu zgłoszenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu),
• informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Obowiązki związane z wprowadzeniem procedury zgłoszeń wewnętrznych

• Zagwarantowanie braku dostępu osób nieupoważnionych oraz ochrony poufności
• Prowadzenie rejestru zgłoszeń
• Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty

Pobierz e-book